如何在电子表格中避免重复，减轻数据库压力？ (电子表格避免重复数据库)

随着信息化时代的发展，电子表格已成为了各行业管理工作中不可或缺的一部分。电子表格在日常使用中，经常需要进行大量数据的输入和修改，一个普遍存在的问题就是重复数据的出现。对于不仅仅是个人的数据表格，对于企业来说，这样的数据重复不仅仅会对数据的准确性产生影响，也会给企业后续的数据分析和决策带来困难，同样会对数据库的压力产生影响。为此，本文提出一些避免重复数据出现的方法，以达到减轻数据库压力的目的。

一、设置数据验证规则

数据验证是指在设定字段特定数据类型和取值范围的前提下，为达到保证数据的准确性和完整性要求而进行的一系列操作。在电子表格中，规划数据验证规则可以防止用户在输入或者修改数据时的操作失误，从而避免重复数据的出现和减轻数据库压力。例如，在一个商品进销存管的表格中，可以对该表格的指定列进行数据验证，可以添加数据有效性的规则：

(1) 单位名称、产品名称需要添加数据有效性验证。可以设置该列的类型为名单，只允许用户在从下拉菜单中输入数据；

(2) 数量、单价需要添加数据有效性验证，有效性的规则可以为：数量不能为负，单价不能为0或负数；

(3) 时间列，需要添加数据有效性验证，例如要求日期时间必须在当前日期以后。

通过创造性的使用数据有效性的规则，可以提高数据的质量和减轻数据库压力，有效防止用户在使用过程中由于误操作导致重复数据出现的情况。

二、利用公式控制

利用公式控制是避免重复数据和减轻数据库压力的另一种方法。在电子表格中，通过将公式嵌入到数据字段中来控制数据输入的合理性。例如，在考虑支付期间需要根据实际的销售额计算出每月的付款时间，可以使用公式控制实现。具体的做法是在新的单元格中添加带有公式的列来控制时间范围数据的输入，通常具有以下几个步骤：

（1）在最新单元格中添加判断的字段，判断是不是该字段中的值小于本月税务的支付周期；

（2）根据不同条件（未付款、部分付款、已付款），分别计算出对应的付款时间；

（3）从高到低依次检查各个时间范围，如果发现数据中有一个时间范围重复，则提供提醒或警告。

通过创意性的应用公式，可以更有效地提高数据的安全性和有效性，并减轻数据库压力。

三、使用VBA编程实现

VBA编程是实现数据条目控制和减轻数据库压力相对高效专业的方法。事实上，VBA编程可以极大的提高数据输入和修改的效率，而且还可以实现复杂的动作。一旦发现重复数据，可以自动消除，同时也可以在输入时自动删除或者是提示错误或警告。但是，VBA编程需要相对的技术和时间成本开发，对于个人而言，需要具备一定的编程技能，企业则需要专业的开发人员来实现。同时，值得注意的是，通过 VBA 编程实现数据条目的控制还可能会减慢电子表格的速度，所以需要开发人员做合理的优化策略。

综上所述，以上述控制数据有效性的方法和通过嵌入公式和自行编写VBA程序的方法，可以达到减轻数据库压力和防止重复数据出现的目的。对于个人而言，可以针对自己的需要，选择其中一个或者多个方法进行实现；对于企业，需要具备专业的开发人员来实现控制数据有效性，减轻重复数据造成的时间成本压力和数据库压力。只有经过客观的分析，采用科学的方法，才能在实际工作中更好的控制数据，提高数据的精准性和实用性。